كشف المتحدث الرسمي للجنة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات بالغرفة التجارية الصناعية بمكة المكرمة محمود أحمد العوضي ، أن الاجتماعات التي تعقد في الفنادق ويقل عدد حاضريها عن عشرة أشخاص، وتقل مدتها عن أربعة ساعات لا تتطلب ترخيصاً من الجهات ذات العلاقة.

وأوضح العوضي خلال أول ندوة تعريفية بقطاع المعارض والمؤتمرات والفعاليات عن القطاع وأهميته التي عقدت اليوم بغرفة مكة المكرمة، أن اللقاء أظهر الفرص الاستثمارية للراغبين في الدخول من رواد ورائدات الأعمال، كما سلط الضوء على الفرص الوظيفية المتاحة للشباب في القطاع.

كما قدمت الندوة التي جاءت للتعريف بالقطاع معلومات عن القطاعات الحكومية ذات العلاقة بقطاع المعارض والمؤتمرات وعلاقة كل منها ودوره، وأهم الممارسات التنظيمية التي يجب اتباعها عند تنظيم أي فعالية، والجهات المرخصة وآلية استخراج التراخيص.

وقال العوضي " إن أهم الممارسات التي يجب اتباعها في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات تتمثل في تحديد الهدف التخيل لموقع الحدث، وضع جدول كامل للمهام، إلى جانب خطة للتواصل وأخرى للطوارئ، مع إيصال المعلومة بشكل صحيح وواضح.

وشدد على ضرورة التفريق بين الفعاليات التي تندرج تحت القطاع، حيث أشار إلى أن الاجتماع هو عبارة عن لقاء يتم تنظيمه من قبل أفراد أو جهات معينة فيمكان محدد خارج مقر الجهة المنظمة، ويشارك فيه عشرة أشخاص أو أكثر لمدة لا تقل عن 4 ساعات لمناقشة موضوع محدد، ولا يصاحب الاجتماع أي أنشطة أخرى.

وتناول المتحدث الرسمي للجنة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات بغرفة مكة المكرمة عن صناعة الاجتماعات وتعريف الفعالية المؤسسية.